Interview, czyli rozmowa z potencjalnym przełożonym

Interview - spotkanie twarzą w twarz z przyszłymi przełożonymi i współpracownikami - jest szeroko stosowanym środkiem mającym na celu wielostronne sprawdzenie Ciebie jako kandydata starającego się o pracę. Struktura i pytania zadawane podczas interview mają stworzyć Twój obraz, który będzie obejmował wiele pozornie niezwiązanych ze sobą cech:

• wiedzę formalną nabytą w szkołach,
• doświadczenie zawodowe,
• zakres przydatności do rożnych zadań stojących przed organizacją,
• charakter,
• umiejętność i łatwość współpracy z innymi członkami zespołu,
• umiejętność komunikowania się z przełożonymi i współpracownikami.

Obserwacje wyniesione z interview w każdej kategorii wymienionej powyżej będą składać się na decyzje o wystawieniu Ci oferty pracy lub wstawieniu Twojego nazwiska i adresu w nagłówku uprzejmego listu o Twoich wspaniałych możliwościach, których nie da się wykorzystać w obecnej chwili. Często, aczkolwiek nie zawsze, w liście będzie również obietnica, że Twoje podanie o pracę będzie trzymane w aktywnej bazie danych przez 3, może 6 albo nawet 12 miesięcy. Z mojego własnego doświadczenia - zarówno jako kandydat o pracę jak i zatrudniający - mogę powiedzieć, że pewnie w mniej niż 1 na 100 przypadków obietnica taka kiedykolwiek się zmaterializowała.

Niezwykle ważnym więc jest zaprezentowanie się w taki sposób, żeby natychmiast po interview przesłuchujący nabrał pewności, że jesteś najlepszym kandydatem do pracy i jakiekolwiek kontynuowanie poszukiwań innego kandydata jest najzupełniej zbędne. Od razu więc nastaw się, że "teraz, lub nigdy".

Teorii na temat interview jest mnóstwo. Samo przeszukiwanie internetu kończy się dziesiątkami odwoływaczy. Napisano również wiele książek - najpopularniejsza z nich to chyba "What is the colour of your parachute", autorem której jest Richard Nelson Bolles. Znakomita większość informacji, jakie tam się znajduje, pokrywają się. Uważny czytelnik wyłowi jednak pewne różnice.

Poniżej, podjęta jest próba podsumowania pewnych rad, które z własnego doświadczenia uważam za istotne, jak również zwrócenia uwagi na elementy, które uważam za najważniejsze. Ale po kolei...

Przygotowanie do interview

Jedną z najbardziej uniwersalnych prawd dotyczących interview jest prawda o konieczności przygotowania się do niego. Im więcej dowiesz się o osobie (osobach), z którą przyjdzie Ci rozmawiać, im więcej wiesz o organizacji, w której chcesz pracować, tym bardziej swobodnie i pewnie będziesz się zachowywać w czasie rozmowy. Podstawowymi rzeczami, o jakich radzę się dowiedzieć to:

• Z iloma osobami przyjdzie Ci rozmawiać? Minimum informacji, jakie musisz posiadać to nazwisko osoby zapraszającej Ciebie na interview - tę informację otrzymasz od osoby aranżującej interview (może to być agent, pracownik wydziału personalnego - bardzo rzadko osoba, z którą masz się spotkać). Nie ma nic złego w zadaniu pytania o funkcję osoby (lub osób), z którą masz się spotkać. Jeżeli w interview ma uczestniczyć panel menedżerów/specjalistów, informacja o tym jest dla Ciebie nieomalże niezbędna. Podchodzenie do interview z przeświadczeniem, że będzie to rozmowa "w cztery oczy" skonfrontowane ze spotkaniem, w którym po przeciwnej stronie stołu znajdziesz czterech specjalistów z rożnych dziedzin, jakimi zajmuje się organizacja to najlepsza recepta na fiasko.
• Jaką pozycję zamierza organizacja obsadzić? Najczęściej organizacje posiadają więcej niż jeden wakans. Informacja na temat Twojej możliwej roli w organizacji pomoże Ci zarówno we właściwym zaprezentowaniu swoich walorów jak i w przygotowaniu właściwych pytań do osoby przesłuchującej Ciebie.
• Czym zajmuje się organizacja, w której chcesz pracować? W dobie internetu informacje te możesz najprawdopodobniej dostać w ciągu kilku minut.

Wygląd

Wygląd (ubranie, uczesanie itp.) stanowi o pierwszym wrażeniu, jakie potencjalny pracodawca nabiera o osobie. Powinien być dostosowany do rodzaju pracy, o jaką się starasz. Na przykład, strój półformalny będzie stanowił pozytywny element dla starających się o pracę, w której oczekiwać należy kontaktów z klientami. Jest sygnałem dla przesłuchującego - "tak będziesz wyglądać w pracy rozmawiając z klientem". Ostrzegałbym jednak przed poświęceniem zbyt dużej uwagi na ten aspekt, a już najbardziej przed popadnięciem w przesadę - zarówno w formie podartych dżinsów, jak i toxedo. Naczelną zasadą powinno być "pokaż, jaki/jaka będziesz w pracy, a nie na balu sylwestrowym".

O wiele ważniejszym jest bycie schludnym. Pamiętaj - pierwszym aktem Twojego interview będzie przywitanie się z przesłuchującym, niemal w stu procentach sytuacji połączone z podaniem rąk. Uściśniecie czyjejś spoconej ręki nie należy do przyjemności.

Zachowanie

Bądź naturalny/naturalna. Pozerstwo nie popłaca. Pamiętaj że, typowo, pierwsze trzy miesiące są okresem próbnym, w czasie którego pracodawca może Cię zwolnić bez obowiązku podania przyczyny. O ile jest możliwym "zmienienie twarzy" na godzinne interview, to raczej niewykonalnym jest jej utrzymanie przez 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu.

Bądź punktualny. Przyjście o 20 minut za wcześnie może spowodować (1) konieczność oczekiwania na przesłuchującego lub (2) wytrącenie go z zaplanowanego planu dnia. Pojawienie się z 20 minutowym spóźnieniem nie daje najlepszego świadectwa Twojemu uszanowaniu czyjegoś czasu. Idealna sytuacja jest przyjście na 2-3 minuty przed czasem.

Przebieg rozmowy

Typowe interview składa się z dwóch podstawowych segmentów.

Część pierwsza to okazja do lepszego poznania kandydata. Jej format to, zazwyczaj, sesja pytań zadawanych przez przedstawicieli firmy i odpowiedzi udzielanych przez kandydata - od pytań natury ogólnej do prób szczegółowego poznania wiedzy i możliwości kandydata. Jest to część dość trudna dla kandydata z wielu względów, najważniejszym z nich jest w tym momencie bardzo ograniczona wiedza kandydata na temat zamiarów przesłuchującego. Z pozoru dobra odpowiedź może pogrążyć kandydata, jeśli nie pasuje do wizji, jaka wyrobił sobie o kandydacie przesłuchujący. Posłużmy się tu przykładem ze znanego mi podwórka software industry, zakładając, że kandydat stara się o pozycję inżyniera informatyka.

Pytanie: Proszę mi powiedzieć o sobie.

Z pozoru trudne, bo niezwykle ogólnikowe pytanie jest wielką szansą na przejęcie częściowej kontroli nad dalszym przebiegiem rozmowy poprzez akcentowanie tych aspektów, których rozwinięcie w dalszej części rozmowy jest Ci wygodne. Przeanalizuj następujące trzy odpowiedzi:

Odpowiedź #1: Mam 38 lat. Posiadam rodzinę z dwojgiem dzieci. Od 10 lat posiadam obywatelstwo kanadyjskie. Mam tytuł magisterski w dziedzinie elektroniki zdobyty na Politechnice Warszawskiej. Jestem z pochodzenia Polakiem, do Kanady przyjechałem 13 lat temu. Przez cały okres pobytu w Kanadzie mieszkam i pracuję w Ottawie.

Odpowiedź #2: Jestem elektronikiem z wykształcenia. Od momentu ukończenia studiów pracuję jako programista. Brałem udział w kilku długoterminowych projektach, w których uczestniczyło od kilku do kilkudziesięciu specjalistów od oprogramowania. Szczególnie dużo czasu spędziłem pracując nad tworzeniem systemu do symulowania radarów używanych w kontroli ruchu lotniczego.

Odpowiedź #3: Jestem magistrem elektroniki po Politechnice Warszawskiej - być może Pan słyszał o tej uczelni, bo ma ona dużą renomę zarówno w Polsce jak i tu, w Ameryce Północnej. Uczelnię ukończyłem z wyróżnieniem. Od momentu ukończenia studiów pracuję jako programista. Jestem również afiliowany jako professional engineer w Ontario.

Jakkolwiek poprawne i na temat, dwie z trzech odpowiedzi powyżej zawierają elementy nieistotne i nie pomagają przesłuchującemu w wyrobieniu sobie ogólnego obrazu kandydata - może za wyjątkiem tego, że potrafi mówić "o niczym". Jedynie odpowiedź #2 jest prawdziwie na temat - informuje o kwalifikacjach formalnych (elektronik z ukończoną uczelnią techniczną), programista z zawodu z doświadczeniem zdobytym w pracy nad kilkoma projektami, znający realia pracy w zespole. Odpowiedź ta również nakierowuje pytającego do zadawania pytań w temacie, w którym czujesz się wyjątkowo pewnie - systemów symulowania radarów. Informacje takie jak wiek, stan cywilny, zamiłowania, wyznanie czy orientacja polityczna są nieistotne z punktu widzenia Twojej przyszłej roli w organizacji. W samej rzeczy przesłuchujący nie powinni nawet o to pytać - po co więc informować ich o tym.

Cały czas pamiętaj o jednej, najważniejszej rzeczy - przesłuchujący wie o Tobie tyle, ile informacji znalazł w Twoim résumé. Pyta po to by dowiedzieć się szczegółów o twoich walorach przedstawionych w résumé. Wyjdź mu naprzeciw i rozwiń to, co w résumé wspomniane jest jednym zdaniem.

Pytanie: Proszę o opisanie systemu symulowania radarów.

Tu jest okazja do zaprezentowania profesjonalnej, fachowej strony kandydata. Odpowiedź powinna być:

• łatwa do zrozumienia - należy pamiętać, że pytający prawdopodobnie nie wie nic o tego typu systemie, a słowo "radar" ma dla niego znaczenie czysto obiegowe,
• udowodnić, że kandydat rozumie zasady całego systemu, nad którym pracował, nie zaś jego wybrane komponenty,
• unikać szczegółowych opisów rozwiązań technicznych, które są własnością Twojego obecnego bądź byłego pracodawcy i których wynoszenie na zewnątrz może stanowić pogwałcenie prawa,
• wskazać przesłuchującemu, w jaki sposób wiedza nabyta podczas pracy nad symulatorem radarowym może pomoc w projektach, jakimi zajmuje się potencjalny pracodawca.

Każde następne pytanie dotyczące pozycji w Twoim résumé powinno być traktowane tak samo jak przykład powyżej.

W czasie interview należy również spodziewać się pytań zadawanych w celu poznania charakteru kandydata. W tej kategorii mogą znaleźć się pytania typu:

• Jakie są Twoje słabe strony?
• Jakie cechy swojego charakteru uważasz za pozytywne i jak je rozwijasz?
• Jak reagujesz na sytuacje gdzie Twój kolega/koleżanka w pracy nie wykonuje postawionych przed nim/nią zadań?
• Jak reagujesz widząc, że Twój kolega/koleżanka wykorzystuje czas pracy do załatwiania spraw osobistych?
• Jak postępujesz z osobą, która opóźnia Twoja pracę z przyczyny braku umiejętności formalnych.

Z zasady, nie ma dobrych i złych odpowiedzi na powyższe pytania. Trzeba się do nich jednak przygotować w taki sposób, żeby umieć wydobyć pozytywny aspekt z najbardziej nawet negatywnej sytuacji.

Kilka prostych zasad, jakie każda odpowiedź powinna spełniać to:

• Odpowiedź musi być jasna i klarowna i absolutnie nie pozostawiać miejsca na interpretacje.
• Odpowiedź powinna być krótka - nie dłuższa niż 40 sekund. Podyktowane jest to badaniami na temat czasu, po jakim uwaga słuchającego rozprasza się i Twój wysiłek idzie na marne. Jeżeli nie mam możliwości zamknięcia odpowiedzi na pytanie w ramach 40 sekund, odpowiedź powinna być podzielona na bloki: pierwsze 40 sekund informacji ogólnych, pytanie do przesłuchującego czy będzie zainteresowany poszczególnymi aspektami i ich 40 sekundowe opisy, jeśli reakcja przesłuchującego jest pozytywna.
• Każdej odpowiedzi należy nadać strukturę, do której specjaliści w temacie referują jako "PAR story" (PAR będące skrótem od Problem-Action-Resolution). PAR story typu "taki został postawiony przede mną problem, podjąłem następujące kroki zakończone takim rozwiązaniem" są najbardziej wartką i efektywną metodą przekazania informacji o swoich kompetencjach pytającemu bez groźby zanudzenia go.
• Używaj tonu i intonacji do podkreślenia elementów szczególnie ważnych. Unikaj udzielania odpowiedzi tonem jednostajnym i bez emocji, który jest często najskuteczniejszą metodą do pogrążenia przesłuchującego w sen.

I wreszcie zasada najważniejsza - upewnij się, że masz odpowiednie PAR story na poparcie każdej, absolutnie każdej, pozycji w Twoim résumé. Nawet jedna pozycja w résumé, której nie potrafisz udowodnić w czasie interview przekreśli Ciebie jako poważnego kandydata do pracy - niezależnie czy pozycja ta ma jakikolwiek związek z potencjalną pracą czy nie. Na przykład, jeśli piszesz, że programowałeś/programowałaś przez 5 lat w języku C, upewnij się że wiesz, jaka jest różnica między "short int" i "int", "call by value" i "call by reference" lub "do ... while ..." i "while...". Jeśli twierdzisz że znasz SQL, przypomnij sobie stosunkowo proste "select statement" lub "procedure". Proszę mi wierzyć, powyższa rada wcale nie jest trywialna - większość kandydatów z wieloletnim doświadczeniem w C/C++ których przyszło mi przesłuchiwać nie potrafiło przeanalizować trywialnego programiku w C ilustrującego fundamentalne zasady "call by value" i "call by reference".

Jednym z pytań, które nieomalże na pewno będzie zadane kandydatowi - szczególnie jeśli posiada on/ona obecnie pracę - jest prośba o wyjaśnienie motywów, jakie kierują kandydatem w posztukowaniu nowej pracy. Jest to jedno z najtrudniejszych pytań, na jakie przyjdzie Ci odpowiedzieć, ze względu na całkowity brak tzw. odpowiedzi uniwersalnie dobrej. Jest jednak kilka zasad, którymi należy się kierować podczas formułowania odpowiedzi w tej sprawie:

• odpowiedź nie powinna być "wylewaniem żalów" na obecnego pracodawcę,
• odpowiedź nie powinna zawierać krytyki obecnego pracodawcy.

Przykładem stwierdzeń, jakich radziłbym unikać może być:

• "Warunki w pracy stały się nieznośne po tym jak dołączył do zespołu pracownik X".
• "Nie widzę jakichkolwiek możliwości poszerzenia swoich kwalifikacji w mojej obecnej pozycji".
• "Chciałbym awansować, ale polityka rozdzielania awansów w mojej organizacji budzi szereg zastrzeżeń".
• "Sytuacja finansowa kompanii jest niepewna i grozi mi zwolnienie".

Proponowałbym raczej:

• "Uważam, że jestem gotowy/gotowa do podjęcia pracy z większym zakresem odpowiedzialności i obowiązków i taką szansę widzę w twojej organizacji".
• "Zmiana pracy pozwoli mi na rozszerzenie moich kwalifikacji w kierunku - tu można wymienić, co interesowałoby Cię najbardziej w przyszłej pracy - cel, którego nie osiągnę pozostając z moim aktualnym pracodawcą".

Część druga to zazwyczaj znacznie swobodniejsza w formie dyskusja, w której przepytujący zaprosi Cię do zadawania jemu pytań.

Jest to doskonała okazja do:

• uzyskania informacji na temat organizacji, których nie ma na internecie od osoby wewnątrz,
• dowiedzenia się szczegółów na temat projektu i zespołu, w którym będziesz pracować,
• dowiedzenia się, kto będzie Twoim menedżerem - jeśli nie sam przesłuchujący, sugerowałbym wystosowanie prośby o osobne, półgodzinne, spotkanie z tą osobą,
• uzyskania informacji na temat możliwości awansu,
• warunki pracy, ubezpieczenie grupowe, itd.

Radziłbym unikać zadawania pytań o:

• Wielkość kompanii - najczęściej informacja nieistotna, ważniejsza jest liczebność zespołu, w którym będziesz pracować, niż ilość osób zatrudnionych w wydziale personalnym czy finansowym (tu milcząco zakładam, że artykuł ten kierowany jest w większości do inżynierów).
• Aspekty finansowe - może się to wydąć dziwne, ale wbrew ogólnie wyznawanym zasadom, interview nie jest miejscem do dyskusji wynagrodzenia - w myśl zasady "kto pierwszy rzuci liczbę, przegrywa". Pytanie na temat spodziewanego wynagrodzenia należy starać się ominąć, coś w rodzaju "dajcie mi ofertę, wierze, że będzie fair". Kandydat poświęcający zbyt wiele czasu na dyskusję o warunkach finansowych budzi nieufność - uczucie całkowicie odwrotne do tego, jakie chcesz o sobie wyrobić u drugiej strony.

Życzę powodzenia...

W imieniu Zarządu SIP Ottawa
Andrzej Gołębiowski